Lorsque vous accueillez un stagiaire au sein de votre structure, vous êtes tenu de respecter la réglementation. Rémunération, durée du stage, avantages accordés… Quelles sont vos obligations en la matière ? On fait le point.
Qu’est-ce qu’un stage ?
Le code de l’éducation définit le stage comme une période temporaire de mise en situation en milieu professionnel. Il permet à l’élève ou l’étudiant de développer des compétences professionnelles et de mettre en œuvre les acquis de sa formation en vue d’obtenir un diplôme ou une certification et de favoriser son insertion professionnelle.
Cette période en milieu professionnel doit faire l’objet d’une convention entre le stagiaire, l’organisme d’accueil et l’établissement d’enseignement.
Dans quel cadre pouvez-vous accueillir un stagiaire ?
La première chose à noter est que, pour accueillir une personne en stage, cette dernière doit obligatoirement suivre un cursus de formation dont le volume pédagogique d’enseignement est de 200 heures minimum par année d’enseignement (article D124-2 du code de l’éducation).
En d’autres termes, une entreprise ne peut pas accueillir une personne en stage en dehors d’un cursus pédagogique scolaire ou universitaire.
Tout stage doit par ailleurs faire l’objet d’un double encadrement :
- par un enseignant référent désigné au sein des équipes pédagogiques de l’établissement d’enseignement,
- et par un tuteur désigné par l’entreprise, chargé de l’accueil et de l’accompagnement du stagiaire.
Quelles missions l’entreprise peut-elle confier à un stagiaire ?
Un stage doit permettre, en premier lieu, au stagiaire d’acquérir et de mettre en œuvre les compétences professionnelles en lien avec sa formation. Les missions qui lui sont confiées doivent être « conformes au projet pédagogique défini par son établissement d’enseignement et approuvées par l’organisme d’accueil » (article L124-1 du code de l’éducation).
À noter : il n’est pas possible de conclure une convention de stage dans les cas suivants :
- pour remplacer un salarié en cas d’absence, de suspension de son contrat de travail ou de licenciement
- pour exécuter une tâche régulière correspondant à un poste de travail permanent
- pour faire face à un accroissement temporaire d’activité
- pour occuper un emploi saisonnier.
Bon à savoir ! Il est interdit de confier au stagiaire des tâches dangereuses pour sa santé ou sa sécurité (article L124-14 du code de l’éducation).
Combien de stagiaires pouvez-vous accueillir ?
Cela dépend de la taille de l’entreprise (article R124-10 du code de l’éducation) :
- pour les entreprises de moins de 20 salariés, vous pouvez accueillir trois stagiaires maximum en même temps
- pour les entreprises de 20 salariés et plus, le nombre de stagiaires dont la convention de stage est en cours pendant une même semaine civile ne peut pas dépasser 15% de l’effectif. Par exemple, une entreprise de 75 salariés peut accueillir au maximum 12 stagiaires en même temps (75 x 15 % = 11,25 – l’effectif étant arrondi à l’entier supérieur).
A propos du délai de carence ! Sur un même poste, l’employeur doit respecter un délai minimal (appelé « délai de carence ») pour pouvoir proposer un nouveau stage. Il correspond à un tiers de la durée du stage précédent. Ainsi, si le précédent stage avait une durée de trois mois, l’employeur doit respecter un délai d’un mois avant d’accueillir un nouveau stagiaire sur le même poste.
Combien de temps un stage peut-il durer ?
La durée d’un stage est de six mois maximum par organisme d’accueil et par année d’enseignement (article L124-5 du code de l’éducation).
Pour calculer cette durée, il est nécessaire de tenir compte de la présence effective du stagiaire dans l’organisme d’accueil, en considérant que :
- sept heures de présence, consécutives ou non, représentent une journée de présence
- 22 jours de présence, consécutifs ou non, représentent un mois.
La durée maximale de six mois de stage est atteinte dès lors que le stagiaire a accompli, durant l’année d’enseignement, 924 heures de présence effective dans l’organisme d’accueil.
Quelles sont les règles concernant la convention de stage ?
Le stage en milieu professionnel donne obligatoirement lieu à la signature d’une convention de stage entre l’employeur, l’étudiant (futur stagiaire) et l’organisme de formation dont il dépend.
Cette convention permet, notamment, de fixer les règles obligatoires ou facultatives relatives au bon déroulement du stage. Dans le détail, une convention de stage doit notamment renseigner les informations suivantes (article D124-4 du code de l’éducation) :
- l’intitulé complet du cursus ou de la formation du stagiaire et son volume horaire par année ou semestre d’enseignement
- les activités confiées au stagiaire et compétences à acquérir au cours du stage
- les noms de l’enseignant référent et du tuteur dans l’organisme d’accueil
- les dates de début et de fin du stage et la durée hebdomadaire maximale de présence du stagiaire
- les conditions d’autorisation d’absence
- le taux horaire de la rémunération (appelée « gratification »), calculée sur la base de la présence effective du stagiaire,
- les conditions de son versement
- les avantages éventuels accordés au stagiaire (restauration, hébergement, remboursement de frais…)
- le régime de protection sociale dont bénéficie le stagiaire, notamment en cas d’accident de travail.
Devez-vous verser une gratification financière au stagiaire ?
Le versement d’une gratification mensuelle au stagiaire est obligatoire dès lors qu’il est accueilli par l’entreprise plus de deux mois, même si sa présence n’est pas continue. Le montant minimum est fixé à 15 % du plafond de la Sécurité sociale, soit 4,05 € par heure de présence effective au 1er janvier 2023 (article L124-6 du code de l’éducation).
En dessous de cette durée de deux mois, la gratification est facultative et relève d’une négociation entre le stagiaire et l’organisme d’accueil.
Calculez la gratification de votre stagiaire. Le site entreprendre.service-public.fr propose un simulateur permettant aux employeurs de calculer le montant minimal dû en fonction des heures de présence effective du stagiaire : https://entreprendre.service-public.fr/simulateur/calcul/gratification-stagiaire
Le stage, et après ?
À la fin de la période de stage, vous devez remettre au stagiaire une attestation. Celle-ci mentionne la durée effective du stage et, si nécessaire, le montant total de la gratification versée.
Retrouvez le nouveau modèle d’attestation de stage : en cliquant ici.
De son côté, le stagiaire transmet à son établissement d’enseignement un document dans lequel il évalue la qualité de son stage.
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